Documentos Comerciais

Olá pessoal. Uma das funções rotineira de uma secretaria e a elaboração e conhecimento de determinados documentos comerciais, como por exemplo, as cartas comerciais. Lembrando que tudo que vocês irão ler nessa publicação refere-se a comunicação escrita.

Como redigir adequadamente uma CARTA COMERCIAL (Pág. 36)
CARTA COMERCIAL - É a correspondência tradicionalmente usadas pelas empresas privadas e públicas. A Carta Comercial se divide em Carta Comercial Tradicional e a Carta Comercial Moderna.
CARTA COMERCIAL TRADICIONAL (modelo na pág. 36) - Tem um tipo de formatação peculiar (diferente) e tem uma carga maior de informações.
CARTA COMERCIAL MODERNA (modelo pág. 38) - Tem uma formatação simples e as informações colacadas nelas baseam-se na inteligência do leitor.
CONVERSÃO DA CARTA COMERCIAL TRADICIONAL PARA MODERNA (pág. 37) - nessa página podemos perceber que os pontos enumerados, quando corrigidos ou retirados transformam a Carta Comercial Tradicional em Moderna.

Para redigir uma carta comercial é preciso conhece algumas abreviações comuns.
Assinado (A)
Ao ano a.a.
Aos cuidados A/C
Ao prazo A/p
Apartamento Aptº.
Avenida Av.
À vista a/v
Conta Corrente c/c
Companhia Cia.
Remetente Remte.
Sociedade Anônima S/A
Limitada Ltda.
Seu favor s/f
Sua ordem s/o
Sociedade soc.
Rua R.
Endereço End.

Mas, não acaba por ai, a secretaria deve conhecer também os pronomes de tratamento para se referir as pessoas de forma cortês.

Senhor (Sr.): para homens em geral, quando não existe intimidade
Senhora (Sr.ª): para mulheres casadas ou mais velhas (no Brasil) ou mulheres em geral (em Portugal).
Senhorita (Srt.ª): para moças solteiras, quando não existe intimidade (no Brasil).
Vossa Senhoria (V. S.ª): para autoridades em geral, como secretários da prefeitura ou diretores de empresas
Doutor (Dr.): para empregado a quem possui doutorado,é atribuído ao indivíduo que tenha recebido o último e mais alto grau acadêmico, o qual é conferido por uma universidade ou outro estabelecimento de ensino superior autorizado, após a conclusão de um curso de Doutorado ou Doutoramento. Também foi empregado no tratamento de advogados e médicos, independentemente do doutorado acadêmico, conforme a Lei de 11 de Agosto de 1827, revogada pela Lei 9.394 de 20 de Dezembro de 1996 (Lei de Diretrizes e Bases).
Arquitecto (Arq.º(ª)): para arquitetos (em Portugal).
Bibliotecário (Bib.º(ª)): para bibliotecários.
Engenheiro (Eng.º(ª)): para engenheiros (em Portugal).
Comendador (Com.º(ª)): para comendadores
Professor (Prof.º(ª)): para professores.
Desembargador (Des.dor): para desembargadores
Pastor (Pr.º): para pastores de igrejas protestantes.
Vossa Magnificência(V. M.): para Reitores de Universidades, instituições de ensino superior

Dicas para elaboração de uma redação (pág. 38)
Todo o texto tem como estrutura três partes fundamentais: INTRODUÇÃO, DESENVOLVIMENTO e CONCLUSÃO.
INTRODUÇÃO - Refere-se a apresentação do assunto.
DESENVOLMENTO - É a argumentação sobre o assunto abordado (pontos positivos e negativos, por exemplo).
CONCLUSÃO - É a sua opinião sobre o assunto abordado.

Gestão da Correspondência (pág. 41)
É muito importante segmentar (dividir) as correspondências em Comercial (empresa) e Particular (pessoal).

Modelo de Cartas (pág. 39)
Dos modelos citados na apostila, vamos focar no modelo de Pedido de Emprego, pois veremos isso mais adiante na página 46 a 55.

Conceito de Documentos Ofíciais e Modelos (Pág. 42 a 43)

Atestado/Declaração (modelo pág. 43) - É um documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.

Certificado - ratifica um conhecimento ou qualificação adquirido por uma pessoa física ou Jurídica. Exemplo Certificado de Conclusão de um determinado curso.

Comunicação/Comunicado - Comunicado, quando pública, assemelha-se ao EDITAL; quando interna, assemelha-se ao MEMORANDO. Curiosidade: Quando o comunicado é publicado pela impressa, deve ser escrito na terceira pessoa.

Circular - É um meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas, isto é uma correspondência multidicional (vários destinatários). Se um MEMORANDO, um OFÍCIO ou uma CARTA COMERCIAL, forem dirigidos multidirecionalmente, serão chamados de MEMORANDO-CIRCULAR, OFÍCIO-CIRCULAR e CARTA-CIRCULAR.

Edital - É um instrumento de notificação pública (como pode ser visto em concursos públicos).

Memorando - Pode ser interno ou externo. O primeiro é uma correspondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. o Segundo pode ser oficial (assemelha-se ao Ofício/Aviso) ou Comercial (Assemelha-se a Carta Comercial). É vantajoso pela agilidade (fácil tramitação, sem burocrácia).

Ofício ou Aviso - É um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis. Muitas vezes aproxima-se do COMUNICADO, do EDITAL ou do OFÍCIO.

Procuração - É o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes específicos a outra. Pode ser pública lavrada em Cartório ou Particular sem registro. Na procuração existe duas nomenclatura usadas:
1º - "OUTORGANTE" que é o detentor do poder;
2º - "OUTORGADO" que é o receptor do poder.

Recibo - Documento comercial muito usado, significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo, geralmente dinheiro.

DICA
Para ter acesso aos modelos de documentos, acessem o "Google" no endereço abaixo:
www.google.com.br
depois no campo pesquisar digite da seguinte maneira:
"Modelos de Documentos Comerciais" e busque.
Aparecerá um link do site "www.portaladm.adm.br"
Acessem esse site e nele vocês encontrarão todos os modelos de documentos mencionados nessa publicação.

Um grande abraço a todas.

Del Leon Silva
delleonsilva@ig.com.br