Olá Meninas,
Chegamos ao término do curso agradeço a todas vocês e espero que vocês tenham muito sucesso na vida profissional e principalmente na pessoal. Segue uma parábola, extraída do site do portal do marketing (http://www.portaldomarketing.com.br) , peço que leiam e reflitam sobre.
O Anel - Quanto você vale?
- Venho aqui, professor, porque me sinto tão pouca coisa, que não tenho forças para fazer nada. Dizem-me que não sirvo para nada, que não faço nada bem, que sou lerdo e muito idiota. Como posso melhorar? O que posso fazer para que me valorizem mais?
O professor, sem olhá-lo, disse:
- Sinto muito meu jovem, mas não posso te ajudar, devo primeiro resolver o meu próprio problema. Talvez depois.
E fazendo uma pausa, falou:
- Se você me ajudasse, eu poderia resolver este problema com mais rapidez e depois talvez possa te ajudar.
- C...claro, professor, gaguejou o jovem, que se sentiu outra vez desvalorizado e hesitou em ajudar seu professor. O professor tirou um anel que usava no dedo pequeno e deu ao garoto e disse:
- Monte no cavalo e vá até o mercado. Devo vender esse anel porque tenho que pagar uma dívida. É preciso que obtenhas pelo anel o máximo possível, mas não aceite menos que uma moeda de ouro. Vá e volte com a moeda o mais rápido possível.
O jovem pegou o anel e partiu. Mal chegou ao mercado, começou a oferecer o anel aos mercadores. Eles olhavam com algum interesse, até quando o jovem dizia o quanto pretendia pelo anel. Quando o jovem mencionava uma moeda de ouro, alguns riam, outros saíam sem ao menos olhar para ele, mas só um velhinho foi amável a ponto de explicar que uma moeda de ouro era muito valiosa para comprar um anel. Tentando ajudar o jovem, chegaram a oferecer uma moeda de prata e uma xícara de cobre, mas o jovem seguia as instruções de não aceitar menos que uma moeda de ouro e recusava as ofertas.
Depois de oferecer a jóia a todos que passaram pelo mercado, abatido pelo fracasso montou no cavalo e voltou. O jovem desejou ter uma moeda de ouro para que ele mesmo pudesse comprar o anel, assim livrando a preocupação e seu professor e assim podendo receber ajuda e conselhos. Entrou na casa e disse:
- Professor, sinto muito, mas é impossível conseguir o que me pediu. Talvez pudesse conseguir 2 ou 3 moedas de prata, mas não acho que se possa enganar ninguém sobre o valor do anel.
- Importante o que disse, meu jovem, contestou sorridente o mestre. - Devemos saber primeiro o valor do anel. Volte a montar no cavalo e vá até o joalheiro. Quem melhor para saber o valor exato do anel? Diga que quer vendê-lo e pergunte quanto ele te dá por ele. Mas não importa o quanto ele te ofereça, não o venda. Volte aqui com meu anel.
O jovem foi até o joalheiro e lhe deu o anel para examinar. O joalheiro examinou-o com uma lupa, pesou-o e disse:
- Diga ao seu professor, se ele quiser vender agora, não posso dar mais que 58 moedas de ouro pelo anel.
O jovem, surpreso, exclamou:
- 58 MOEDAS DE OURO!!!
- Sim, replicou o joalheiro, eu sei que com tempo poderia oferecer cerca de 70 moedas , mas se a venda é urgente...
O jovem correu emocionado para a casa do professor para contar o que ocorreu.
- Sente-se, disse o professor, e depois de ouvir tudo que o jovem lhe contou, disse:
- Você é como esse anel, uma jóia valiosa e única. E que só pode ser avaliada por um expert. Pensava que qualquer um podia descobrir o seu verdadeiro valor???
E dizendo isso voltou a colocar o anel no dedo.....FIM
Um grande abraço a todas fiquem com Deus. Quando quiserem me encontrar estarei lencionando no terceiro piso do Piratas no CENON (Centro Educional Novo Milênio).
Att
Del Leon
sexta-feira, 3 de dezembro de 2010
quarta-feira, 1 de dezembro de 2010
Momentos Finais - (Trabalhos)
Olá Meninas,
Bom estamos nos momento finais, do curso de secretariado.
Para finalizarmos a questão da média final (Nota da Prova + Notas dos trabalhos dividido por 2 = a média final)preciso que todos os trabalhos sejam entregues.
Lembrando a regra 3 trabalhos serão iguais a 10 pontos menos de 3 trabalhos é igual a "zero", por isso aconselho todas a fazerem e a me entregarem os trabalhos ainda essa semana.
Os trabalhos são:
Redação ( os temas a escolher, foram passados para cada turma)
Auto avaliação baseado na Pirâmide de Maslow, caso você tenha um trabalho, faça essa avaliação dentro desse contexto, caso contrário considere os aspectos de sua vida particular. É um trabalho muito interessante, servirá mais pra vocês do que pra mim.
Encontre alguma empresa que possua Responsabilidade Social e Ambiental e transcreva-as e me entregue (se encontrar um empresa que tenha as duas responsabilidade ótimo, se não você deverá encontrar outra empresa que possua a responsabilidade complementar. Exemplo “encontrei apenas uma empresa com responsabilidade social, então precisarei encontrar outra que tenha a responsabilidade Ambiental”)
Preciso que todos os trabalho sejam entregues essa semana, pois será nessa semana que as notas serão fechadas sem possibilidade correção ou aceitação de trabalhos pós data da entrega mencionada nessa publicação.
Abraço a todas e não deixem de vir à ultima aula, que será uma video aula "Review".
Att
Del Leon Silva
Bom estamos nos momento finais, do curso de secretariado.
Para finalizarmos a questão da média final (Nota da Prova + Notas dos trabalhos dividido por 2 = a média final)preciso que todos os trabalhos sejam entregues.
Lembrando a regra 3 trabalhos serão iguais a 10 pontos menos de 3 trabalhos é igual a "zero", por isso aconselho todas a fazerem e a me entregarem os trabalhos ainda essa semana.
Os trabalhos são:
Redação ( os temas a escolher, foram passados para cada turma)
Auto avaliação baseado na Pirâmide de Maslow, caso você tenha um trabalho, faça essa avaliação dentro desse contexto, caso contrário considere os aspectos de sua vida particular. É um trabalho muito interessante, servirá mais pra vocês do que pra mim.
Encontre alguma empresa que possua Responsabilidade Social e Ambiental e transcreva-as e me entregue (se encontrar um empresa que tenha as duas responsabilidade ótimo, se não você deverá encontrar outra empresa que possua a responsabilidade complementar. Exemplo “encontrei apenas uma empresa com responsabilidade social, então precisarei encontrar outra que tenha a responsabilidade Ambiental”)
Preciso que todos os trabalho sejam entregues essa semana, pois será nessa semana que as notas serão fechadas sem possibilidade correção ou aceitação de trabalhos pós data da entrega mencionada nessa publicação.
Abraço a todas e não deixem de vir à ultima aula, que será uma video aula "Review".
Att
Del Leon Silva
segunda-feira, 22 de novembro de 2010
Data do Término do Curso de Secretariado Executivo
Olá Meninas,
Segue abaixo as datas de término de cada turma de Secretariado.
3ª-feira: 07/12/2010
5ª-feira: 02/12/2010
sábado: 04/12/2010
Observação; Gostaria de ressaltar que no ultima aula será passado o video Review sobre o conteúdo aplicado durante o curso.
Gostaria de saber se no ultimo dia de aula vocês gostariam de realizar uma comemoração?
Aguardo retorno de todas.
Att
Del Leon Silva
Segue abaixo as datas de término de cada turma de Secretariado.
3ª-feira: 07/12/2010
5ª-feira: 02/12/2010
sábado: 04/12/2010
Observação; Gostaria de ressaltar que no ultima aula será passado o video Review sobre o conteúdo aplicado durante o curso.
Gostaria de saber se no ultimo dia de aula vocês gostariam de realizar uma comemoração?
Aguardo retorno de todas.
Att
Del Leon Silva
sexta-feira, 12 de novembro de 2010
Motivação no trabalho - Pirâmide de Maslow
Vimos sobre os conceitos de Motivação e um deles é muito usado, conhecido como Pirâmide das Necessidades de Maslow. Figura abaixo:
• NECESSIDADES FISIOLÓGICAS (BÁSICAS), tais como a fome, a sede, o sono, o sexo, a excreção, o abrigo;
• NECESSIDADES DE SEGURANÇA, que vão da simples necessidade de sentir-se seguro dentro de uma casa a formas mais elaboradas de segurança como um emprego estável, um plano de saúde ou um seguro de vida;
• NECESSIDADES SOCIAIS OU DE AMOR, afeto, afeição e sentimentos tais como os de pertencer a um grupo ou fazer parte de um clube;
• NECESSIDADES DE ESTIMA/STATUS, que passam por duas vertentes, o reconhecimento das nossas capacidades pessoais e o reconhecimento dos outros face à nossa capacidade de adequação às funções que desempenhamos;
• NECESSIDADES DE AUTO-REALIZAÇÃO, em que o indivíduo procura tornar-se aquilo que ele pode ser: "What humans can be, they must be: they must be true to their own nature!" (Tradução: "O que os humanos podem ser, eles devem ser: Eles devem ser verdadeiros com a sua própria natureza).
Lembre-se que passei um trabalho a respeito.
Falamos um pouco sobre a história teórico prática na Psicologia do trabalho, na administração chamamos esse período de "o surgimento da Escola Humanista" da Administração que foi de encontro com os valores da Escola Clássica da Administração. A Experiência de Hawthorne, foi a pesquisa de campo, que ratificou que os fatores psicológicos tem influência na produtividade das pessoas.
Segue abaixo algumas informações extraídas do Wikipédia sobre as fases deste experimento:
1ª Fase - Os Estudos da Iluminação
Para analisar o efeito da iluminação sobre o rendimento dos operários, foram escolhidos dois grupos que faziam o mesmo trabalho e em condições idênticas: um grupo de observação trabalhava sobre intensidade de luz variável, enquanto o grupo de controle tinha intensidade constante. Os operários se julgavam na obrigação de produzir mais quando a intensidade de iluminação aumentava e, o contrário, quando diminuía. Comprovou-se a preponderância do fator psicológico sobre o fator fisiológico: a eficiência dos operários é afetada por condições psicológicas. Reconhecendo o fator psicológico apenas quanto a sua influência negativa, os pesquisadores pretenderam elimina-lo da experiência, por considera-lo inoportuno. A conclusão (que ficou conhecida como experiência de Hawthorne) é que a produtividade sobe quando há a percepção dos trabalhadores que a direção da empresa dá atenção a eles.
2ª Fase - Sala de montagem de relés
Começou em 1927. Foi criado um grupo de observação: cinco moças montavam os relés, enquanto uma sexta fornecia as peças para abastecer o trabalho. A sala de provas era separada do departamento (onde estava o grupo de controle) por uma divisão de madeira. O equipamento de trabalho era idêntico ao utilizado no departamento, apenas incluindo um plano inclinado com um contador de peças que marcava a produção em uma fita perfurada. A produção foi o índice de comparação entre o grupo experimental (sujeito a mudanças nas condições de trabalho) e o grupo controle (trabalho em condições constantes). O grupo experimental tinha um supervisor, como no grupo de controle, além de um observador que permanecia na sala. Elas foram convidadas para participar na pesquisa e esclarecidas quanto aos seus objetivos: determinar o efeito de certas mudanças nas condições de trabalho (período de descanso, lanches, redução no horário de trabalho etc.). Eram informadas dos resultados e as modificações eram antes submetidas a sua aprovação. A pesquisa foi dividida em 12 períodos.[2].
• 1° período: Durou duas semanas. Foi estabelecida a capacidade produtiva em condições normais de trabalho (2.400 unidades semanais por moça) que passou a ser comparada com os demais períodos.
• 2° período: Durou cinco semanas. O grupo experimental foi isolado na sala de provas, mantendo-se as condições e o horário de trabalho normais e medindo-se o ritmo de produção. Serviu para verificar o efeito da mudança de local de trabalho.
• 3° período: Modificou-se o sistema de pagamento. No grupo de controle havia o pagamento por tarefas em grupo. Os grupos eram numerosos (mais de cem moças), as variações de produção de cada moça eram diluídas na produção e não refletiam no salário individual. Separou-se o pagamento do grupo experimental e, como ele era pequeno, os esforços individuais repercutiam diretamente no salário. Esse período durou oito semanas. Verificou-se aumento de produção.
• 4° período: Início da introdução de mudanças no trabalho: um intervalo de cinco minutos de descanso no período da manhã e outro igual no período da tarde. Verificou-se novo aumento na produção.
• 5° período: Os intervalos de descanso foram aumentados para dez minutos cada, verificando-se novo aumento de produção.
• 6° período: Introduziu-se três intervalos de cinco minutos na manhã e três à tarde. A produção não aumentou e houve quebra no ritmo de trabalho.
• 7° período: Voltou-se a dois intervalos de dez minutos, em cada período, servindo-se um lanche leve. A produção aumentou novamente.
• 8° período: O grupo experimental passou a trabalhar até às 16h30min e não até às 17 horas, como o grupo de controle. Houve acentuado aumento na produção.
• 9° período: O grupo passou a trabalhar até às 16 horas. A produção permaneceu estacionária.
• 10° período: O grupo experimental voltou a trabalhar até às 17 horas. A produção aumentou bastante.
• 11° período: Estabeleceu-se a semana de cinco dias, com sábado livre. A produção diária do grupo experimental continuou a subir.
• 12° período: Voltou-se às mesmas condições do 3° período, tirando-se todos os benefícios dados, com a aceitação das moças. Esse período durou 12 semanas. Inesperadamente a produção atingiu um índice jamais alcançado anteriormente (3.000 unidades semanais por moça).
Conclusão dessa fase
• As moças gostavam de trabalhar na sala de provas porque era divertido e a supervisão branda (ao contrário da supervisão de controle rígido na sala de montagem) permitia trabalhar com liberdade e menor ansiedade;
• Havia um ambiente amistoso e sem pressões, na qual a conversa era permitida, o que aumentava a satisfação no trabalho;
• Não havia temor ao supervisor, pois este funcionava como orientador;
• Houve um desenvolvimento social do grupo experimental. As moças faziam amizades entre si e tornaram-se uma equipe;
• O grupo desenvolveu objetivos comuns, como o de aumentar o ritmo de produção, embora fosse solicitado trabalhar normalmente.
3ª Fase - O programa de entrevistas
Os pesquisadores, fixados no estudo das relações humanas no trabalho, verificaram que, no grupo de controle, as moças consideravam humilhante a supervisão vigilante e constrangedora. Assim, em 1928 iniciou-se o Programa de Entrevistas (Interviewing Program) com os empregados para conhecer suas atitudes e sentimentos, ouvir suas opiniões quanto ao trabalho e tratamento que recebiam, bem como ouvir sugestões a respeito do treinamento dos supervisores. O programa obteve sucesso. Foi, então, criada a Divisão de Pesquisas Industriais para ampliar o Programa de Entrevistas. Entre 1928 e 1930 foram entrevistados cerca de 21.126 empregados. Em 1931 adotou-se a técnica da entrevista não diretiva, onde o operário pode falar livremente, sem que o entrevistador desvie o assunto ou tente impor um roteiro prévio. O Programa de Entrevista revelou a existência da Organização Informal dos Operários a fim de se protegerem das ameaças da Administração. Nela, os operários se mantêm unidos através de laços de lealdade.
4ª Fase - Sala de montagem de terminais
Para analisar a relação entre a Organização Informal dos Operários e a Organização Formal da Fábrica, foi escolhido um grupo experimental para trabalhar em uma sala especial com condições de trabalho idênticas às do departamento. Um observador ficava dentro da sala e um entrevistador fora entrevistando o grupo. O sistema de pagamento era baseado na produção do grupo. O salário só poderia ser maior se a produção total aumentasse. O observador pôde notar que os operários dentro da sala usavam uma porção de artimanhas – logo que os operários montavam o que julgavam ser a sua produção normal, reduziam seu ritmo de trabalho. Os operários passaram a apresentar certa uniformidade de sentimentos e solidariedade grupal. O grupo desenvolveu métodos para assegurar suas atitudes, considerando delator o membro que prejudicasse algum companheiro e pressionando os mais rápidos para estabilizarem sua produção por meio de punições simbólicas.
Conclusões da Experiência de Hawthorne
Nível de Produção Resultante da Integração Social
O nível de produção não é determinado pela capacidade física ou fisiológica do empregado (como afirmava a Teoria Clássica), mas por normas sociais e expectativas grupais. É a capacidade social do trabalhador que determina o seu nível de competência e eficiência e não sua capacidade de executar movimentos eficientes dentro do tempo estabelecido. Quanto maior a integração social do grupo, maior a disposição para trabalhar[4].
Comportamento Social dos Empregados
Os trabalhadores não agem ou reagem isoladamente como indivíduos, mas como membros de grupos. Portanto, a administração não pode tratar os empregados um a um, mas sim como membros de grupos e sujeitos às influências sociais desses grupos. A Teoria das Relações Humanas contrapõe o comportamento social do empregado ao comportamento do tipo máquina, proposto pela Teoria Clássica.
Recompensas e Sanções Sociais
Os precursores da Administração Científica, baseados no conceito de homo economicus, pelo qual o homem é motivado e incentivado por estímulos salariais, elaboravam planos de incentivo salarial, para elevar a eficiência e baixar os custos operacionais. Para a Teoria das Relações Humanas, a motivação econômica é secundária na determinação do rendimento do trabalhador. Para ela, as pessoas são motivadas pela necessidade de reconhecimento, de aprovação social e participação nas atividades dos grupos sociais nos quais convivem. Daí o conceito de homem social.[5]
Grupos Informais
Enquanto os clássicos se preocupavam com aspectos formais da organização como autoridade, responsabilidade, especialização, estudos de tempos e movimentos, princípios gerais de Administração, departamentalização etc., os autores humanistas se concentravam nos aspectos informais da organização como grupos informais, comportamento social dos empregados, crenças, atitude e expectativa, motivação etc. A empresa passou a ser visualizada como uma organização social composta de grupos sociais informais. Esses definem suas regras de comportamento, formas de recompensas ou sanções sociais, objetivos, escala de valores sociais, crenças e expectativas que cada participante vai assimilando e integrando em suas atitudes e comportamento.
Relações Humanas
As relações humanas são as ações e atitudes desenvolvidas a partir dos contatos entre pessoas e grupos. Cada pessoa possui uma personalidade própria e diferenciada que influi no comportamento e atitudes das outras com quem mantém contato. A compreensão das relações humanas permite ao administrador melhores resultados de seus subordinados e a criação de uma atmosfera na qual cada pessoa é encorajada a exprimir-se de forma livre e sadia.
Importância do Conteúdo do Cargo
A especialização não é a maneira mais eficiente de divisão de trabalho.Trabalhos simples e repetitivos tornam-se monótonos e maçantes afetando negativamente a atitude do trabalhador e reduzindo a sua satisfação e eficiência.
Ênfase nos Aspectos Emocionais
Os elementos emocionais não planejados e irracionais do comportamento humano merecem atenção especial da Teoria das Relações Humanas. Daí a denominação de sociólogos da organização aos autores humanistas.
Críticas ao Experimento
Recentemente a Experiência de Hawthorne tem sido revista e criticada no seu aspecto metodológico. Em 1998 um artigo[6]do New York Times apontou que somente cinco funcionárias participaram da experiência e duas foram substituídas. Além disto, dois economistas da Universidade de Chicago, Steven Levitt e John List, refizeram uma análise usando econometria [7] e não encontraram ligação entre a produtividade e a luminosidade
Agora você podem acessar o link abaixo fala sobre as MELHORES EMPRESAS PARA SE TRABALHAR publicado pela Editora Abril Revista Exame e Você SA.
• NECESSIDADES FISIOLÓGICAS (BÁSICAS), tais como a fome, a sede, o sono, o sexo, a excreção, o abrigo;
• NECESSIDADES DE SEGURANÇA, que vão da simples necessidade de sentir-se seguro dentro de uma casa a formas mais elaboradas de segurança como um emprego estável, um plano de saúde ou um seguro de vida;
• NECESSIDADES SOCIAIS OU DE AMOR, afeto, afeição e sentimentos tais como os de pertencer a um grupo ou fazer parte de um clube;
• NECESSIDADES DE ESTIMA/STATUS, que passam por duas vertentes, o reconhecimento das nossas capacidades pessoais e o reconhecimento dos outros face à nossa capacidade de adequação às funções que desempenhamos;
• NECESSIDADES DE AUTO-REALIZAÇÃO, em que o indivíduo procura tornar-se aquilo que ele pode ser: "What humans can be, they must be: they must be true to their own nature!" (Tradução: "O que os humanos podem ser, eles devem ser: Eles devem ser verdadeiros com a sua própria natureza).
Lembre-se que passei um trabalho a respeito.
Falamos um pouco sobre a história teórico prática na Psicologia do trabalho, na administração chamamos esse período de "o surgimento da Escola Humanista" da Administração que foi de encontro com os valores da Escola Clássica da Administração. A Experiência de Hawthorne, foi a pesquisa de campo, que ratificou que os fatores psicológicos tem influência na produtividade das pessoas.
Segue abaixo algumas informações extraídas do Wikipédia sobre as fases deste experimento:
1ª Fase - Os Estudos da Iluminação
Para analisar o efeito da iluminação sobre o rendimento dos operários, foram escolhidos dois grupos que faziam o mesmo trabalho e em condições idênticas: um grupo de observação trabalhava sobre intensidade de luz variável, enquanto o grupo de controle tinha intensidade constante. Os operários se julgavam na obrigação de produzir mais quando a intensidade de iluminação aumentava e, o contrário, quando diminuía. Comprovou-se a preponderância do fator psicológico sobre o fator fisiológico: a eficiência dos operários é afetada por condições psicológicas. Reconhecendo o fator psicológico apenas quanto a sua influência negativa, os pesquisadores pretenderam elimina-lo da experiência, por considera-lo inoportuno. A conclusão (que ficou conhecida como experiência de Hawthorne) é que a produtividade sobe quando há a percepção dos trabalhadores que a direção da empresa dá atenção a eles.
2ª Fase - Sala de montagem de relés
Começou em 1927. Foi criado um grupo de observação: cinco moças montavam os relés, enquanto uma sexta fornecia as peças para abastecer o trabalho. A sala de provas era separada do departamento (onde estava o grupo de controle) por uma divisão de madeira. O equipamento de trabalho era idêntico ao utilizado no departamento, apenas incluindo um plano inclinado com um contador de peças que marcava a produção em uma fita perfurada. A produção foi o índice de comparação entre o grupo experimental (sujeito a mudanças nas condições de trabalho) e o grupo controle (trabalho em condições constantes). O grupo experimental tinha um supervisor, como no grupo de controle, além de um observador que permanecia na sala. Elas foram convidadas para participar na pesquisa e esclarecidas quanto aos seus objetivos: determinar o efeito de certas mudanças nas condições de trabalho (período de descanso, lanches, redução no horário de trabalho etc.). Eram informadas dos resultados e as modificações eram antes submetidas a sua aprovação. A pesquisa foi dividida em 12 períodos.[2].
• 1° período: Durou duas semanas. Foi estabelecida a capacidade produtiva em condições normais de trabalho (2.400 unidades semanais por moça) que passou a ser comparada com os demais períodos.
• 2° período: Durou cinco semanas. O grupo experimental foi isolado na sala de provas, mantendo-se as condições e o horário de trabalho normais e medindo-se o ritmo de produção. Serviu para verificar o efeito da mudança de local de trabalho.
• 3° período: Modificou-se o sistema de pagamento. No grupo de controle havia o pagamento por tarefas em grupo. Os grupos eram numerosos (mais de cem moças), as variações de produção de cada moça eram diluídas na produção e não refletiam no salário individual. Separou-se o pagamento do grupo experimental e, como ele era pequeno, os esforços individuais repercutiam diretamente no salário. Esse período durou oito semanas. Verificou-se aumento de produção.
• 4° período: Início da introdução de mudanças no trabalho: um intervalo de cinco minutos de descanso no período da manhã e outro igual no período da tarde. Verificou-se novo aumento na produção.
• 5° período: Os intervalos de descanso foram aumentados para dez minutos cada, verificando-se novo aumento de produção.
• 6° período: Introduziu-se três intervalos de cinco minutos na manhã e três à tarde. A produção não aumentou e houve quebra no ritmo de trabalho.
• 7° período: Voltou-se a dois intervalos de dez minutos, em cada período, servindo-se um lanche leve. A produção aumentou novamente.
• 8° período: O grupo experimental passou a trabalhar até às 16h30min e não até às 17 horas, como o grupo de controle. Houve acentuado aumento na produção.
• 9° período: O grupo passou a trabalhar até às 16 horas. A produção permaneceu estacionária.
• 10° período: O grupo experimental voltou a trabalhar até às 17 horas. A produção aumentou bastante.
• 11° período: Estabeleceu-se a semana de cinco dias, com sábado livre. A produção diária do grupo experimental continuou a subir.
• 12° período: Voltou-se às mesmas condições do 3° período, tirando-se todos os benefícios dados, com a aceitação das moças. Esse período durou 12 semanas. Inesperadamente a produção atingiu um índice jamais alcançado anteriormente (3.000 unidades semanais por moça).
Conclusão dessa fase
• As moças gostavam de trabalhar na sala de provas porque era divertido e a supervisão branda (ao contrário da supervisão de controle rígido na sala de montagem) permitia trabalhar com liberdade e menor ansiedade;
• Havia um ambiente amistoso e sem pressões, na qual a conversa era permitida, o que aumentava a satisfação no trabalho;
• Não havia temor ao supervisor, pois este funcionava como orientador;
• Houve um desenvolvimento social do grupo experimental. As moças faziam amizades entre si e tornaram-se uma equipe;
• O grupo desenvolveu objetivos comuns, como o de aumentar o ritmo de produção, embora fosse solicitado trabalhar normalmente.
3ª Fase - O programa de entrevistas
Os pesquisadores, fixados no estudo das relações humanas no trabalho, verificaram que, no grupo de controle, as moças consideravam humilhante a supervisão vigilante e constrangedora. Assim, em 1928 iniciou-se o Programa de Entrevistas (Interviewing Program) com os empregados para conhecer suas atitudes e sentimentos, ouvir suas opiniões quanto ao trabalho e tratamento que recebiam, bem como ouvir sugestões a respeito do treinamento dos supervisores. O programa obteve sucesso. Foi, então, criada a Divisão de Pesquisas Industriais para ampliar o Programa de Entrevistas. Entre 1928 e 1930 foram entrevistados cerca de 21.126 empregados. Em 1931 adotou-se a técnica da entrevista não diretiva, onde o operário pode falar livremente, sem que o entrevistador desvie o assunto ou tente impor um roteiro prévio. O Programa de Entrevista revelou a existência da Organização Informal dos Operários a fim de se protegerem das ameaças da Administração. Nela, os operários se mantêm unidos através de laços de lealdade.
4ª Fase - Sala de montagem de terminais
Para analisar a relação entre a Organização Informal dos Operários e a Organização Formal da Fábrica, foi escolhido um grupo experimental para trabalhar em uma sala especial com condições de trabalho idênticas às do departamento. Um observador ficava dentro da sala e um entrevistador fora entrevistando o grupo. O sistema de pagamento era baseado na produção do grupo. O salário só poderia ser maior se a produção total aumentasse. O observador pôde notar que os operários dentro da sala usavam uma porção de artimanhas – logo que os operários montavam o que julgavam ser a sua produção normal, reduziam seu ritmo de trabalho. Os operários passaram a apresentar certa uniformidade de sentimentos e solidariedade grupal. O grupo desenvolveu métodos para assegurar suas atitudes, considerando delator o membro que prejudicasse algum companheiro e pressionando os mais rápidos para estabilizarem sua produção por meio de punições simbólicas.
Conclusões da Experiência de Hawthorne
Nível de Produção Resultante da Integração Social
O nível de produção não é determinado pela capacidade física ou fisiológica do empregado (como afirmava a Teoria Clássica), mas por normas sociais e expectativas grupais. É a capacidade social do trabalhador que determina o seu nível de competência e eficiência e não sua capacidade de executar movimentos eficientes dentro do tempo estabelecido. Quanto maior a integração social do grupo, maior a disposição para trabalhar[4].
Comportamento Social dos Empregados
Os trabalhadores não agem ou reagem isoladamente como indivíduos, mas como membros de grupos. Portanto, a administração não pode tratar os empregados um a um, mas sim como membros de grupos e sujeitos às influências sociais desses grupos. A Teoria das Relações Humanas contrapõe o comportamento social do empregado ao comportamento do tipo máquina, proposto pela Teoria Clássica.
Recompensas e Sanções Sociais
Os precursores da Administração Científica, baseados no conceito de homo economicus, pelo qual o homem é motivado e incentivado por estímulos salariais, elaboravam planos de incentivo salarial, para elevar a eficiência e baixar os custos operacionais. Para a Teoria das Relações Humanas, a motivação econômica é secundária na determinação do rendimento do trabalhador. Para ela, as pessoas são motivadas pela necessidade de reconhecimento, de aprovação social e participação nas atividades dos grupos sociais nos quais convivem. Daí o conceito de homem social.[5]
Grupos Informais
Enquanto os clássicos se preocupavam com aspectos formais da organização como autoridade, responsabilidade, especialização, estudos de tempos e movimentos, princípios gerais de Administração, departamentalização etc., os autores humanistas se concentravam nos aspectos informais da organização como grupos informais, comportamento social dos empregados, crenças, atitude e expectativa, motivação etc. A empresa passou a ser visualizada como uma organização social composta de grupos sociais informais. Esses definem suas regras de comportamento, formas de recompensas ou sanções sociais, objetivos, escala de valores sociais, crenças e expectativas que cada participante vai assimilando e integrando em suas atitudes e comportamento.
Relações Humanas
As relações humanas são as ações e atitudes desenvolvidas a partir dos contatos entre pessoas e grupos. Cada pessoa possui uma personalidade própria e diferenciada que influi no comportamento e atitudes das outras com quem mantém contato. A compreensão das relações humanas permite ao administrador melhores resultados de seus subordinados e a criação de uma atmosfera na qual cada pessoa é encorajada a exprimir-se de forma livre e sadia.
Importância do Conteúdo do Cargo
A especialização não é a maneira mais eficiente de divisão de trabalho.Trabalhos simples e repetitivos tornam-se monótonos e maçantes afetando negativamente a atitude do trabalhador e reduzindo a sua satisfação e eficiência.
Ênfase nos Aspectos Emocionais
Os elementos emocionais não planejados e irracionais do comportamento humano merecem atenção especial da Teoria das Relações Humanas. Daí a denominação de sociólogos da organização aos autores humanistas.
Críticas ao Experimento
Recentemente a Experiência de Hawthorne tem sido revista e criticada no seu aspecto metodológico. Em 1998 um artigo[6]do New York Times apontou que somente cinco funcionárias participaram da experiência e duas foram substituídas. Além disto, dois economistas da Universidade de Chicago, Steven Levitt e John List, refizeram uma análise usando econometria [7] e não encontraram ligação entre a produtividade e a luminosidade
Agora você podem acessar o link abaixo fala sobre as MELHORES EMPRESAS PARA SE TRABALHAR publicado pela Editora Abril Revista Exame e Você SA.
Marketing Pessoal ou Guia de Boas Maneiras
Olá Pessoal,
Página 62 a 68 da Apostila de Secretariado Executivo. O que é Marketing Pessoal? Para algumas de vocês essa palavra é desconhecida, mas é determinante no sucesso de vocês em qualquer emprego.
Guia de Boas Maneiras, Comportamento no trabalho e em determinados locais, escrever melhor etc, são componentes do Marketing Pessoal de todo profissional.
Segundo definição do Wikipédia
"O Marketing Pessoal valoriza o ser humano em todos os seus atributos e características. Inclusive em sua complexa estrutura física, intelectual e espiritual. Visa possibilitar a utilização plena das capacidades e potencialidades humanas na área profissional e na da vida pessoal.
Um dos fatores que facilitam esse processo é que os talentos e dons que uma pessoa possua podem ser comparados a produtos e serviços sobre os quais se pode aplicar todas as técnicas e processos de Marketing."
Para mais informações acesse o link abaixo:
http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing_pessoal
Existe também um video no Youtube do Max Gehringer que fala sobre o Marketing Pessoal, se possível vejam. Link abaixo:
http://www.youtube.com/watch?v=uM8xEcX4Fv4
Abraço
Del Leon
Página 62 a 68 da Apostila de Secretariado Executivo. O que é Marketing Pessoal? Para algumas de vocês essa palavra é desconhecida, mas é determinante no sucesso de vocês em qualquer emprego.
Guia de Boas Maneiras, Comportamento no trabalho e em determinados locais, escrever melhor etc, são componentes do Marketing Pessoal de todo profissional.
Segundo definição do Wikipédia
"O Marketing Pessoal valoriza o ser humano em todos os seus atributos e características. Inclusive em sua complexa estrutura física, intelectual e espiritual. Visa possibilitar a utilização plena das capacidades e potencialidades humanas na área profissional e na da vida pessoal.
Um dos fatores que facilitam esse processo é que os talentos e dons que uma pessoa possua podem ser comparados a produtos e serviços sobre os quais se pode aplicar todas as técnicas e processos de Marketing."
Para mais informações acesse o link abaixo:
http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing_pessoal
Existe também um video no Youtube do Max Gehringer que fala sobre o Marketing Pessoal, se possível vejam. Link abaixo:
http://www.youtube.com/watch?v=uM8xEcX4Fv4
Abraço
Del Leon
Currículo e Entrevista de Empregro
Olá Galera,
Bom ratificando a aula aplicada. Segue abaixo algumas informações complementares sobre currículo e entrevista de emprego. Lembre dos perfis de currículos (operacionais e Administrativo).
Encontrei bastantes conteúdos disponíveis no site da revista Você S.A., link abaixo:
http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/curriculo-entrevista-573005.shtml
Pesquisem! Lá tem bastante dicas sobre Currículo e Entrevista de emprego.
Att
Del Leon
Bom ratificando a aula aplicada. Segue abaixo algumas informações complementares sobre currículo e entrevista de emprego. Lembre dos perfis de currículos (operacionais e Administrativo).
Encontrei bastantes conteúdos disponíveis no site da revista Você S.A., link abaixo:
http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/curriculo-entrevista-573005.shtml
Pesquisem! Lá tem bastante dicas sobre Currículo e Entrevista de emprego.
Att
Del Leon
sábado, 16 de outubro de 2010
Oportunidade de Emprego José Rodrigues - Angra dos Reis
Olá pessoal,
Gostaria de divulgar aos interessados, que o pessoal da Escola Técnica José Rodrigues, está ofertando uma vaga de secretaria. Os currículos serão aceitos até terça-feira, 19 de outubro, e devem ser entregues na recepção da Escola aos cuidados de Mery.
Para mais informações contatar a escola (tel.: 3377-2666).
Att.
Del Leon Silva
Gostaria de divulgar aos interessados, que o pessoal da Escola Técnica José Rodrigues, está ofertando uma vaga de secretaria. Os currículos serão aceitos até terça-feira, 19 de outubro, e devem ser entregues na recepção da Escola aos cuidados de Mery.
Para mais informações contatar a escola (tel.: 3377-2666).
Att.
Del Leon Silva
quinta-feira, 14 de outubro de 2010
Jô Soares - Da difícil arte de redigir um telegrama. “O GLOBO” 26-10-1994
Olá Galera,
Leiam esse texto escrito por Jô Soares, para complementar a aula sobre documentos comerciais (carta comercial). Muito interessante.
Há uma história famosa a respeito de uns parentes que tinham que comunicar, por telegrama, a uma senhora que estava viajando, o falecimento de uma irmã. Reuniram-se em volta de uma mesa e “toca” a escrever.
Primeiro, foi o primo quem redigiu a nota. Depois de alguns minutos, mostrou o resultado de seu trabalho: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE CORRENDO. TUA IRMÃ MORREU”. Todos leram e um dos tios fez o seguinte comentário:
_ Eu acho que não está bom. Afinal de contas, vocês sabem que ela é cardíaca, está viajando e um telegrama assim pode ser um choque.
Todos concordaram, inclusive um outro primo afastado que era meio sovina e achou o telegrama muito longo:
_ Depois, com o preço que se paga por palavra, isso não é mais um telegrama, é um telegrana.
Ninguém riu do infante trocadilho, mesmo porque velório não é lugar para gargalhadas. Foi a vez de o cunhado tentar redigir uma forma mais amena, que não assustasse a senhora em passeio. Sentou-se e escreveu: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE CORRENDO. SUA IRMÃ PASSANDO MUITO MAL”. Novamente o telegrama não foi aprovado. Um irmão psicólogo observou:
_ Não sejamos infantis. Se ela está viajando pela Europa e recebe esta notícia, não vai acreditar na história “passando muito mal”. Sobretudo com “volte correndo” no meio.
_ Também concordo – falou o primo afastado sempre pensando no outro. Então, o genro aproximou-se:
_ Acho que tenho a forma ideal. Pegou o bloco e rabiscou rapidamente: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE DEVAGAR. TUA IRMÃ PASSANDO MAIS OU MENOS”. Todos examinaram atentamente o telegrama. A filha reclamou:
_ Vocês acham que mamãe é boba? Se a gente escrever que a titia está passando mais ou menos e que ela pode voltar devagar, ela já vai adivinhar que todas estas precauções são pelo fato de ela ser cardíaca e que, na realidade, a irmã dela morreu!
_ Concordo plenamente _ disse o facultativo da família que era também sobrinho da senhora em questão. Resolveu, como médico, escrever o telegrama: “PACIENTE FORA DE PERIGO. VOLTE ASSIM QUE PUDER. PACIENTE TUA IRMÔ.
De todas a fórmulas até então apresentadas, esta foi a que causou mais revolta.
_ Que “troço” mais infantil – gritou o netinho que passava pela sala no momento em que a mensagem era lida. Puseram o menino para fora da sala, mas, no íntimo, a família concordava com ele.
_ Não, isso não. Se a gente manda dizer que ela está fora de perigo, para que vamos pedir que ela interrompa a viagem? – argumentou o tio.
_ Também acho – responderam todos num coro de aprovação. O filho mais velho resolveu tentar. Pensou bem, ponderou, sentou-se, molhou a ponta dos lábios com a língua e caprichou. “SE POSSÍVEL, VOLTE. TUA IRMÃ SAUDOSA. PASSANDO QUASE MAL. POR FAVOR, ACREDITE. CUIDADO CORAÇÃO. VENHA LOGO. SAUDADES. SURPRESA”.
_ Realmente, esse bate todos os recordes! _ disse uma nora professora. Em primeiro lugar, não é “se possível”, ela tem que voltar mesmo. Em segundo lugar, “saudosa”, tem duplo sentido. Em terceiro lugar, ninguém passa “quase mal”. Ou passa bem ou passa mal. “Quase mal” e “quase bem” é a mesma coisa. “Por favor, acredite” é um insulto à família toda. Ninguém aqui é mentiroso. Depois “cuidado coração” não fica claro. Como telegrama não tem vírgula, ela pode pensar que a gente está dizendo “cuidado, coração”, já que a palavra coração também é usada como uma forma carinhosa de chamar os outros. Por exemplo: “Oi, coração, tudo bem?”. E, finalmente, a palavra “surpresa” no telegrama chega a ser requinte de crueldade. Qual é a surpresa que ela pode esperar?
_ Ela pode pensar que a titia está esperando neném _ falou um sobrinho.
_ Aos noventa anos de idade?
Abandonaram a idéia rapidamente. Seguiu-se longo período de silêncio em que a família andava de lá para cá, pensando numa solução. Pela primeira vez estavam dando-se conta de que não era fácil assim mandar um telegrama. Serviu-se o costumeiro cafezinho, enquanto cada qual do seu lado procurava uma maneira de escrever para a senhora em viagem, sem que isto tivesse conseqüência desastrosas. De repente, o irmão psicólogo explodiu num grito “eurekiano”:
_ Achei!
Escreveu febrilmente no papel. O telegrama passou de mão em mão e foi finalmente aprovado por todo mundo. Seu texto dizia:
“SIGA VIAGEM. DIVIRTA-SE. TUA IRMÃ ESTÁ ÓTIMA”.
Leiam esse texto escrito por Jô Soares, para complementar a aula sobre documentos comerciais (carta comercial). Muito interessante.
Há uma história famosa a respeito de uns parentes que tinham que comunicar, por telegrama, a uma senhora que estava viajando, o falecimento de uma irmã. Reuniram-se em volta de uma mesa e “toca” a escrever.
Primeiro, foi o primo quem redigiu a nota. Depois de alguns minutos, mostrou o resultado de seu trabalho: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE CORRENDO. TUA IRMÃ MORREU”. Todos leram e um dos tios fez o seguinte comentário:
_ Eu acho que não está bom. Afinal de contas, vocês sabem que ela é cardíaca, está viajando e um telegrama assim pode ser um choque.
Todos concordaram, inclusive um outro primo afastado que era meio sovina e achou o telegrama muito longo:
_ Depois, com o preço que se paga por palavra, isso não é mais um telegrama, é um telegrana.
Ninguém riu do infante trocadilho, mesmo porque velório não é lugar para gargalhadas. Foi a vez de o cunhado tentar redigir uma forma mais amena, que não assustasse a senhora em passeio. Sentou-se e escreveu: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE CORRENDO. SUA IRMÃ PASSANDO MUITO MAL”. Novamente o telegrama não foi aprovado. Um irmão psicólogo observou:
_ Não sejamos infantis. Se ela está viajando pela Europa e recebe esta notícia, não vai acreditar na história “passando muito mal”. Sobretudo com “volte correndo” no meio.
_ Também concordo – falou o primo afastado sempre pensando no outro. Então, o genro aproximou-se:
_ Acho que tenho a forma ideal. Pegou o bloco e rabiscou rapidamente: “INTERROMPA VIAGEM E VOLTE DEVAGAR. TUA IRMÃ PASSANDO MAIS OU MENOS”. Todos examinaram atentamente o telegrama. A filha reclamou:
_ Vocês acham que mamãe é boba? Se a gente escrever que a titia está passando mais ou menos e que ela pode voltar devagar, ela já vai adivinhar que todas estas precauções são pelo fato de ela ser cardíaca e que, na realidade, a irmã dela morreu!
_ Concordo plenamente _ disse o facultativo da família que era também sobrinho da senhora em questão. Resolveu, como médico, escrever o telegrama: “PACIENTE FORA DE PERIGO. VOLTE ASSIM QUE PUDER. PACIENTE TUA IRMÔ.
De todas a fórmulas até então apresentadas, esta foi a que causou mais revolta.
_ Que “troço” mais infantil – gritou o netinho que passava pela sala no momento em que a mensagem era lida. Puseram o menino para fora da sala, mas, no íntimo, a família concordava com ele.
_ Não, isso não. Se a gente manda dizer que ela está fora de perigo, para que vamos pedir que ela interrompa a viagem? – argumentou o tio.
_ Também acho – responderam todos num coro de aprovação. O filho mais velho resolveu tentar. Pensou bem, ponderou, sentou-se, molhou a ponta dos lábios com a língua e caprichou. “SE POSSÍVEL, VOLTE. TUA IRMÃ SAUDOSA. PASSANDO QUASE MAL. POR FAVOR, ACREDITE. CUIDADO CORAÇÃO. VENHA LOGO. SAUDADES. SURPRESA”.
_ Realmente, esse bate todos os recordes! _ disse uma nora professora. Em primeiro lugar, não é “se possível”, ela tem que voltar mesmo. Em segundo lugar, “saudosa”, tem duplo sentido. Em terceiro lugar, ninguém passa “quase mal”. Ou passa bem ou passa mal. “Quase mal” e “quase bem” é a mesma coisa. “Por favor, acredite” é um insulto à família toda. Ninguém aqui é mentiroso. Depois “cuidado coração” não fica claro. Como telegrama não tem vírgula, ela pode pensar que a gente está dizendo “cuidado, coração”, já que a palavra coração também é usada como uma forma carinhosa de chamar os outros. Por exemplo: “Oi, coração, tudo bem?”. E, finalmente, a palavra “surpresa” no telegrama chega a ser requinte de crueldade. Qual é a surpresa que ela pode esperar?
_ Ela pode pensar que a titia está esperando neném _ falou um sobrinho.
_ Aos noventa anos de idade?
Abandonaram a idéia rapidamente. Seguiu-se longo período de silêncio em que a família andava de lá para cá, pensando numa solução. Pela primeira vez estavam dando-se conta de que não era fácil assim mandar um telegrama. Serviu-se o costumeiro cafezinho, enquanto cada qual do seu lado procurava uma maneira de escrever para a senhora em viagem, sem que isto tivesse conseqüência desastrosas. De repente, o irmão psicólogo explodiu num grito “eurekiano”:
_ Achei!
Escreveu febrilmente no papel. O telegrama passou de mão em mão e foi finalmente aprovado por todo mundo. Seu texto dizia:
“SIGA VIAGEM. DIVIRTA-SE. TUA IRMÃ ESTÁ ÓTIMA”.
sexta-feira, 8 de outubro de 2010
Documentos Comerciais
Olá pessoal. Uma das funções rotineira de uma secretaria e a elaboração e conhecimento de determinados documentos comerciais, como por exemplo, as cartas comerciais. Lembrando que tudo que vocês irão ler nessa publicação refere-se a comunicação escrita.
Como redigir adequadamente uma CARTA COMERCIAL (Pág. 36)
CARTA COMERCIAL - É a correspondência tradicionalmente usadas pelas empresas privadas e públicas. A Carta Comercial se divide em Carta Comercial Tradicional e a Carta Comercial Moderna.
CARTA COMERCIAL TRADICIONAL (modelo na pág. 36) - Tem um tipo de formatação peculiar (diferente) e tem uma carga maior de informações.
CARTA COMERCIAL MODERNA (modelo pág. 38) - Tem uma formatação simples e as informações colacadas nelas baseam-se na inteligência do leitor.
CONVERSÃO DA CARTA COMERCIAL TRADICIONAL PARA MODERNA (pág. 37) - nessa página podemos perceber que os pontos enumerados, quando corrigidos ou retirados transformam a Carta Comercial Tradicional em Moderna.
Para redigir uma carta comercial é preciso conhece algumas abreviações comuns.
Assinado (A)
Ao ano a.a.
Aos cuidados A/C
Ao prazo A/p
Apartamento Aptº.
Avenida Av.
À vista a/v
Conta Corrente c/c
Companhia Cia.
Remetente Remte.
Sociedade Anônima S/A
Limitada Ltda.
Seu favor s/f
Sua ordem s/o
Sociedade soc.
Rua R.
Endereço End.
Mas, não acaba por ai, a secretaria deve conhecer também os pronomes de tratamento para se referir as pessoas de forma cortês.
Senhor (Sr.): para homens em geral, quando não existe intimidade
Senhora (Sr.ª): para mulheres casadas ou mais velhas (no Brasil) ou mulheres em geral (em Portugal).
Senhorita (Srt.ª): para moças solteiras, quando não existe intimidade (no Brasil).
Vossa Senhoria (V. S.ª): para autoridades em geral, como secretários da prefeitura ou diretores de empresas
Doutor (Dr.): para empregado a quem possui doutorado,é atribuído ao indivíduo que tenha recebido o último e mais alto grau acadêmico, o qual é conferido por uma universidade ou outro estabelecimento de ensino superior autorizado, após a conclusão de um curso de Doutorado ou Doutoramento. Também foi empregado no tratamento de advogados e médicos, independentemente do doutorado acadêmico, conforme a Lei de 11 de Agosto de 1827, revogada pela Lei 9.394 de 20 de Dezembro de 1996 (Lei de Diretrizes e Bases).
Arquitecto (Arq.º(ª)): para arquitetos (em Portugal).
Bibliotecário (Bib.º(ª)): para bibliotecários.
Engenheiro (Eng.º(ª)): para engenheiros (em Portugal).
Comendador (Com.º(ª)): para comendadores
Professor (Prof.º(ª)): para professores.
Desembargador (Des.dor): para desembargadores
Pastor (Pr.º): para pastores de igrejas protestantes.
Vossa Magnificência(V. M.): para Reitores de Universidades, instituições de ensino superior
Dicas para elaboração de uma redação (pág. 38)
Todo o texto tem como estrutura três partes fundamentais: INTRODUÇÃO, DESENVOLVIMENTO e CONCLUSÃO.
INTRODUÇÃO - Refere-se a apresentação do assunto.
DESENVOLMENTO - É a argumentação sobre o assunto abordado (pontos positivos e negativos, por exemplo).
CONCLUSÃO - É a sua opinião sobre o assunto abordado.
Gestão da Correspondência (pág. 41)
É muito importante segmentar (dividir) as correspondências em Comercial (empresa) e Particular (pessoal).
Modelo de Cartas (pág. 39)
Dos modelos citados na apostila, vamos focar no modelo de Pedido de Emprego, pois veremos isso mais adiante na página 46 a 55.
Conceito de Documentos Ofíciais e Modelos (Pág. 42 a 43)
Atestado/Declaração (modelo pág. 43) - É um documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.
Certificado - ratifica um conhecimento ou qualificação adquirido por uma pessoa física ou Jurídica. Exemplo Certificado de Conclusão de um determinado curso.
Comunicação/Comunicado - Comunicado, quando pública, assemelha-se ao EDITAL; quando interna, assemelha-se ao MEMORANDO. Curiosidade: Quando o comunicado é publicado pela impressa, deve ser escrito na terceira pessoa.
Circular - É um meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas, isto é uma correspondência multidicional (vários destinatários). Se um MEMORANDO, um OFÍCIO ou uma CARTA COMERCIAL, forem dirigidos multidirecionalmente, serão chamados de MEMORANDO-CIRCULAR, OFÍCIO-CIRCULAR e CARTA-CIRCULAR.
Edital - É um instrumento de notificação pública (como pode ser visto em concursos públicos).
Memorando - Pode ser interno ou externo. O primeiro é uma correspondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. o Segundo pode ser oficial (assemelha-se ao Ofício/Aviso) ou Comercial (Assemelha-se a Carta Comercial). É vantajoso pela agilidade (fácil tramitação, sem burocrácia).
Ofício ou Aviso - É um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis. Muitas vezes aproxima-se do COMUNICADO, do EDITAL ou do OFÍCIO.
Procuração - É o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes específicos a outra. Pode ser pública lavrada em Cartório ou Particular sem registro. Na procuração existe duas nomenclatura usadas:
1º - "OUTORGANTE" que é o detentor do poder;
2º - "OUTORGADO" que é o receptor do poder.
Recibo - Documento comercial muito usado, significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo, geralmente dinheiro.
DICA
Para ter acesso aos modelos de documentos, acessem o "Google" no endereço abaixo:
www.google.com.br
depois no campo pesquisar digite da seguinte maneira:
"Modelos de Documentos Comerciais" e busque.
Aparecerá um link do site "www.portaladm.adm.br"
Acessem esse site e nele vocês encontrarão todos os modelos de documentos mencionados nessa publicação.
Um grande abraço a todas.
Del Leon Silva
delleonsilva@ig.com.br
Como redigir adequadamente uma CARTA COMERCIAL (Pág. 36)
CARTA COMERCIAL - É a correspondência tradicionalmente usadas pelas empresas privadas e públicas. A Carta Comercial se divide em Carta Comercial Tradicional e a Carta Comercial Moderna.
CARTA COMERCIAL TRADICIONAL (modelo na pág. 36) - Tem um tipo de formatação peculiar (diferente) e tem uma carga maior de informações.
CARTA COMERCIAL MODERNA (modelo pág. 38) - Tem uma formatação simples e as informações colacadas nelas baseam-se na inteligência do leitor.
CONVERSÃO DA CARTA COMERCIAL TRADICIONAL PARA MODERNA (pág. 37) - nessa página podemos perceber que os pontos enumerados, quando corrigidos ou retirados transformam a Carta Comercial Tradicional em Moderna.
Para redigir uma carta comercial é preciso conhece algumas abreviações comuns.
Assinado (A)
Ao ano a.a.
Aos cuidados A/C
Ao prazo A/p
Apartamento Aptº.
Avenida Av.
À vista a/v
Conta Corrente c/c
Companhia Cia.
Remetente Remte.
Sociedade Anônima S/A
Limitada Ltda.
Seu favor s/f
Sua ordem s/o
Sociedade soc.
Rua R.
Endereço End.
Mas, não acaba por ai, a secretaria deve conhecer também os pronomes de tratamento para se referir as pessoas de forma cortês.
Senhor (Sr.): para homens em geral, quando não existe intimidade
Senhora (Sr.ª): para mulheres casadas ou mais velhas (no Brasil) ou mulheres em geral (em Portugal).
Senhorita (Srt.ª): para moças solteiras, quando não existe intimidade (no Brasil).
Vossa Senhoria (V. S.ª): para autoridades em geral, como secretários da prefeitura ou diretores de empresas
Doutor (Dr.): para empregado a quem possui doutorado,é atribuído ao indivíduo que tenha recebido o último e mais alto grau acadêmico, o qual é conferido por uma universidade ou outro estabelecimento de ensino superior autorizado, após a conclusão de um curso de Doutorado ou Doutoramento. Também foi empregado no tratamento de advogados e médicos, independentemente do doutorado acadêmico, conforme a Lei de 11 de Agosto de 1827, revogada pela Lei 9.394 de 20 de Dezembro de 1996 (Lei de Diretrizes e Bases).
Arquitecto (Arq.º(ª)): para arquitetos (em Portugal).
Bibliotecário (Bib.º(ª)): para bibliotecários.
Engenheiro (Eng.º(ª)): para engenheiros (em Portugal).
Comendador (Com.º(ª)): para comendadores
Professor (Prof.º(ª)): para professores.
Desembargador (Des.dor): para desembargadores
Pastor (Pr.º): para pastores de igrejas protestantes.
Vossa Magnificência(V. M.): para Reitores de Universidades, instituições de ensino superior
Dicas para elaboração de uma redação (pág. 38)
Todo o texto tem como estrutura três partes fundamentais: INTRODUÇÃO, DESENVOLVIMENTO e CONCLUSÃO.
INTRODUÇÃO - Refere-se a apresentação do assunto.
DESENVOLMENTO - É a argumentação sobre o assunto abordado (pontos positivos e negativos, por exemplo).
CONCLUSÃO - É a sua opinião sobre o assunto abordado.
Gestão da Correspondência (pág. 41)
É muito importante segmentar (dividir) as correspondências em Comercial (empresa) e Particular (pessoal).
Modelo de Cartas (pág. 39)
Dos modelos citados na apostila, vamos focar no modelo de Pedido de Emprego, pois veremos isso mais adiante na página 46 a 55.
Conceito de Documentos Ofíciais e Modelos (Pág. 42 a 43)
Atestado/Declaração (modelo pág. 43) - É um documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.
Certificado - ratifica um conhecimento ou qualificação adquirido por uma pessoa física ou Jurídica. Exemplo Certificado de Conclusão de um determinado curso.
Comunicação/Comunicado - Comunicado, quando pública, assemelha-se ao EDITAL; quando interna, assemelha-se ao MEMORANDO. Curiosidade: Quando o comunicado é publicado pela impressa, deve ser escrito na terceira pessoa.
Circular - É um meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas, isto é uma correspondência multidicional (vários destinatários). Se um MEMORANDO, um OFÍCIO ou uma CARTA COMERCIAL, forem dirigidos multidirecionalmente, serão chamados de MEMORANDO-CIRCULAR, OFÍCIO-CIRCULAR e CARTA-CIRCULAR.
Edital - É um instrumento de notificação pública (como pode ser visto em concursos públicos).
Memorando - Pode ser interno ou externo. O primeiro é uma correspondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. o Segundo pode ser oficial (assemelha-se ao Ofício/Aviso) ou Comercial (Assemelha-se a Carta Comercial). É vantajoso pela agilidade (fácil tramitação, sem burocrácia).
Ofício ou Aviso - É um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis. Muitas vezes aproxima-se do COMUNICADO, do EDITAL ou do OFÍCIO.
Procuração - É o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes específicos a outra. Pode ser pública lavrada em Cartório ou Particular sem registro. Na procuração existe duas nomenclatura usadas:
1º - "OUTORGANTE" que é o detentor do poder;
2º - "OUTORGADO" que é o receptor do poder.
Recibo - Documento comercial muito usado, significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo, geralmente dinheiro.
DICA
Para ter acesso aos modelos de documentos, acessem o "Google" no endereço abaixo:
www.google.com.br
depois no campo pesquisar digite da seguinte maneira:
"Modelos de Documentos Comerciais" e busque.
Aparecerá um link do site "www.portaladm.adm.br"
Acessem esse site e nele vocês encontrarão todos os modelos de documentos mencionados nessa publicação.
Um grande abraço a todas.
Del Leon Silva
delleonsilva@ig.com.br
quarta-feira, 29 de setembro de 2010
Aula Inaugural Del Leon Silva
Olá gente.
Abaixo encontra-se o resumo da aula inaugural, que consiste em revisar todo o conteudo passado para vocês até o presente momento, pela professora anterior. Bons estudos e se tiverem duvidas anote-as e as levem para sala de aula, assim todos ganham em conhecimento, por que a sua duvida pode ser a de outro colega.
Atribuições da Secretária Executiva – (pág. 9)
A descrição Sumária, segundo o CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações):
“Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.”
Requisitos Profissionais da Secretaria (Responsabilidade Profissional – pág 9)
Toda a profissão pede profissionais qualificados para seu exercício. As profissões de secretariado não são diferentes dessa realidade, o mercado de trabalho exige profissionais em secretariado com competências pessoais. Essas competências podem ser resumidas numa só nomenclatura conhecida como “Inteligência Emocional”, que é um conceito em Psicologia que descreve a capacidade de reconhecer os próprios sentimentos e os dos outros, assim como a capacidade de lidar com eles. Segue abaixo a descrição do CBO referente as competências Pessoais dos profissionais do secretariado.
Competências Pessoais
1 Manter postura profissional
2 Adaptar-se a mudanças
3 Demonstrar senso de organização
4 Ouvir atentamente (saber ouvir)
5 Demonstrar bom humor
6 Cultivar autocontrole
7 Demonstrar dinamismo
8 Demonstrar bom senso
9 Trabalhar com ética profissional
10 Demonstrar iniciativa
11 Cultivar espírito de liderança
12 Trajar-se apropriadamente
13 Manter-se atualizado
14 Inspirar confiança
15 Administrar estresse
16 Demonstrar polidez (Cortês)
17 Comunicar-se com fluência (ser comunicativo)
18 Contornar situações adversas
19 Demonstrar discrição
20 Demonstrar sensibilidade
21 Dominar técnicas de redação
22 Dominar língua estrangeira
23 Sugerir melhorias de procedimentos e métodos de trabalho
24 Manusear equipamentos (datashow, retroprojetor)
25 Usar internet
26 Observar normas de cerimonial
27 Dominar informática
Fonte: CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações)
Conhecendo a Chefia – (pág. 9)
Cada empresa têm a sua Cultura Organizacional que é formada por seus valores éticos e morais, princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas, e clima organizacional. Em outras palavras é saber como a empresa funciona e quem são as pessoas inseridas dentro dela (hierarquias, influências e histórico) e vez por outra fora dela também (parentes, amigos e pessoas influentes).
Aparência pessoal – (pág. 10)
A aparência de uma pessoa é o seu cartão de visitas. Isso quer dizer que será a maneira como as pessoas te avaliarão logo no primeiro contato. Mulheres devem evitar roupas ousadas e os homens devem evitar desleixo com os pêlos. Vale apena salientar que estar na moda nem sempre ajuda na aparência pessoal.
Atendimento ao Público (Você e as outras pessoas da empresa – pág 10)
Lidar com pessoas é uma tarefa desafiadora. Isso é devido a peculiaridade de cada indivíduo. Cada pessoa tem uma personalidade que a difere das demais. O profissional deve desenvolver habilidades para lidar com as pessoas, dentre elas existe a empatia, que consiste em você se colocar no lugar do outro. Lembre-se de que as pessoas devem ser conquistadas, através da sua postura profissional.
Não participar de “grupinhos” ajuda a montar uma imagem de pessoa simpática. É preciso abandonar a sua “zona de conforto”, que são suas preferências de: pessoas, comidas e lugares etc. Tudo aquilo que faz você se sentir confortável. Dessa maneira você enfrentará o desafio de lidar com pessoas diferentes e que não tem tantas afinidades com você. Mas cuidado! Não tente conquista as pessoas compartilhando informações confidenciais de seu chefe, por exemplo, isso é falta de Ética (estudaremos mais a frente).
Em qualquer profissão, lidamos com dois tipos de clientes: Cliente Interno e Cliente Externo.
Cliente Interno – São as pessoas que atuam dentro da organização, em outras palavras seus colegas de trabalhos. Mas você deve estar se perguntando, por que eles são clientes? Porque necessitam de ajuda (como cliente pedindo algo) e você o atende prontamente (como um vendedor). Por isso, cada pessoa dentro da organização, seja ela de qualquer área, deve ter a percepção do cliente interno e da sua importância.
Cliente Externo – São os “fregueses” ou os fornecedores. Mas, geralmente é caracterizado pela relação de compra e venda de produtos ou serviços.
Organização (pág 11)
Mesa limpa – Quem trabalha em escritório sabe que papel multiplica-se de forma rápida e se não houver organização rapidamente some. Organize os papeis em pastas com envelopes plásticos, segmentando-os por assuntos. Exemplo: Geralmente as secretárias executivas acabam realizando pagamentos de contas pessoais de seu chefe, no intuito de organizar os pagamentos que ela eventualmente realiza, ela pode criar uma pasta e colocar o nome dela de “contas pessoais” e dentro dessa pasta colocar envelopes plásticos. Um envelope plástico para cada tipo de conta, por exemplo, conta de luz, água, TV a cabo, aluguel etc. Quando o chefe dela solicitar um comprovante de residência ela prontamente lhe atenderá.
Uma coisa de cada vez – Tentar trabalha de forma multifuncional só da certo com as impressoras. Por isso lembre-se, é melhor fazer uma tarefa certa do que dez erradas.
Lista de tarefas – Ferramentas como agendas e programas de computador como o Microsoft Outlook, são ótimos para ordenar suas atividades, lembre-se de ordenar suas atividades por prioridade. Exemplo, você tem dez tarefas para executar num dia, sendo que duas delas são prioridades. Vamos supor que você conclua oito tarefas, deixando pendentes as duas que são prioridades. De certo, que ao final do expediente seu chefe irá lhe cobrar quais tarefas? As que são prioridades ou as que NÃO são prioridades? Pense nisso.
O Lixo – Livre-se dos papeis desnecessários, mas se você quiser aproveitar, guarde-os e faça rascunhos para futuras anotações. Pode não parecer, mas as vezes faz falta.
Cuidado com a procrastinação – é famoso “deixa pra depois”, um bom remédio curar essa doença é a disciplina misturada com um pouco de dinamismo.
Resolução de problemas (pág. 12)
Estabeleça prazos (início e término) – Quando você vai fazer um bolo pra tomar o café da tarde ou lavar roupa ou ver um filme, você geralmente não pensa nos melhores prazos (horários) para otimizar o seu tempo? Então faça o mesmo no seu trabalho. É melhor ganhar tempo do que perdê-lo.
Divida as tarefas complicadas em etapas – Quando você vai comer um bolo ou pizza, o que você faz? Parte o bolo ou pizza para comer de forma correta ou tenta engolir tudo de uma só vez? Pois é, faça o mesmo com as tarefas complicadas, fica bem melhor de assimilá-las.
Corra atrás da inspiração – Não espere nada cair do céu, voe para buscar.
Busque conhecimento – Meu amigo Issac Newton costumava dizer o seguinte “o que sabemos é uma gota e o que ignoramos é um oceano”, pense nisso.
Analise as suas duvidas e sane-as – Dizem, que quem entende realmente “algo”, questiona-o, então ao receber uma tarefa questione-a, educadamente, para não ter duvidas ao executá-las e concluir uma tarefa de forma errada ou incompleta.
Ninguém é perfeito – perfeccionismo gera estresse e neura. Então, relaxe. Lembre-se de que você ainda é um ser humano.
Processo de comunicação (pág. 14)
Podemos definir o processo de comunicação dentro das organizações de duas formas: Escrita e Verbal.
Com a evolução do mercado (quando as pequenas lojas viraram grandes empresas com filias espalhadas por território nacional e internacional), os meios de comunicação como cartas e e-mails tornaram os meios mais eficiente e eficaz.
Escrita: Carta, comunicados, boletins, e-mails etc.
Estrutura da redação – Toda a redação deve ter três elementos: Introdução, desenvolvimento e conclusão. A redação deve ser simples, objetiva moderna e correta, isso otimiza a leitura. Dica: use frases curtas, por favor, não enfeite o pavão.
Verbal: Vença a timidez e procure desenvolver boa comunicação, por que você vai recepcionar pessoas e vai falar ao telefone. Reconheça a importância da linguagem utilizada dentro e fora da empresa, saiba separá-las.
Relatório que “bicho” é esse? – (pág. 17)
Primeira verdade do relatório – é baseado no passado.
Segunda verdade do relatório – a pessoas que solicitou o relatório, provavelmente será a única pessoa a lê-lo. Mas não desanime.
Terceira verdade do relatório – tem a finalidade de comparação (relatório de viagens 2009 x relatório de viagens de 2010).
Quarta verdade do relatório – espera-se encontrar num relatório as informações realmente necessárias. Evite poluição visual.
Normas Gramáticas – (pág. 20)
Única dica – Leiam e escrevam sempre que possível. E sempre que escrever leia o que você escreveu e depois peça (caso não se trate de assuntos confidenciais) a um colega de trabalho que leia. E ao ler algo, procure ler algo interessante, torne a sua mente um local para guardar coisas uteis.
Atividades rotineiras do secretariado – (pág. 25-45)
Reuniões – Preparar o local da reunião. Teste os aparelhos (datashow e retroprojetor), separe canetas, lápis, borracha e papel para as anotações (material de apoio). Cuide para que tenha o cafezinho e esteja preparada para confeccionar a pauta da reunião. Outros Tipos de reuniões: Videoconferência e Teleconferência.
=> Videoconferência – é a Conferência gravada por câmera de video ou webcam entre duas ou mais pessoas que se vêm simultaneamente.
=> Teleconferência – é a transmissão de conteúdo pré-gravado ou ao vivo, com interatividade por meio telefone ou e-mail.
Viagens – Tenham sempre essas etapas resolvidas (Roteiro, Passagem, Meio de transporte, passaporte e hotel). Use sempre uma agência de viagem para facilitar sua vida.
Recepção de Pessoas – Tenha jogo de cintura, sempre e inteligência pessoal.
Atendimento ao telefone – Terceiro toque no máximo. Não deixe a pessoa esperar na linha. Seja claro, simpático e cortês. Tenha sempre lápis e papel na mão. E saiba ouvir. Mostre-se feliz ao atender o telefone, as pessoas sempre observam.
Abraço a todos
Del Leon
e-mail é: delleonsilva@ig.com.br
Obs.: Ao enviar e-mails escreva de qual turma você é.
Abaixo encontra-se o resumo da aula inaugural, que consiste em revisar todo o conteudo passado para vocês até o presente momento, pela professora anterior. Bons estudos e se tiverem duvidas anote-as e as levem para sala de aula, assim todos ganham em conhecimento, por que a sua duvida pode ser a de outro colega.
Atribuições da Secretária Executiva – (pág. 9)
A descrição Sumária, segundo o CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações):
“Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.”
Requisitos Profissionais da Secretaria (Responsabilidade Profissional – pág 9)
Toda a profissão pede profissionais qualificados para seu exercício. As profissões de secretariado não são diferentes dessa realidade, o mercado de trabalho exige profissionais em secretariado com competências pessoais. Essas competências podem ser resumidas numa só nomenclatura conhecida como “Inteligência Emocional”, que é um conceito em Psicologia que descreve a capacidade de reconhecer os próprios sentimentos e os dos outros, assim como a capacidade de lidar com eles. Segue abaixo a descrição do CBO referente as competências Pessoais dos profissionais do secretariado.
Competências Pessoais
1 Manter postura profissional
2 Adaptar-se a mudanças
3 Demonstrar senso de organização
4 Ouvir atentamente (saber ouvir)
5 Demonstrar bom humor
6 Cultivar autocontrole
7 Demonstrar dinamismo
8 Demonstrar bom senso
9 Trabalhar com ética profissional
10 Demonstrar iniciativa
11 Cultivar espírito de liderança
12 Trajar-se apropriadamente
13 Manter-se atualizado
14 Inspirar confiança
15 Administrar estresse
16 Demonstrar polidez (Cortês)
17 Comunicar-se com fluência (ser comunicativo)
18 Contornar situações adversas
19 Demonstrar discrição
20 Demonstrar sensibilidade
21 Dominar técnicas de redação
22 Dominar língua estrangeira
23 Sugerir melhorias de procedimentos e métodos de trabalho
24 Manusear equipamentos (datashow, retroprojetor)
25 Usar internet
26 Observar normas de cerimonial
27 Dominar informática
Fonte: CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações)
Conhecendo a Chefia – (pág. 9)
Cada empresa têm a sua Cultura Organizacional que é formada por seus valores éticos e morais, princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas, e clima organizacional. Em outras palavras é saber como a empresa funciona e quem são as pessoas inseridas dentro dela (hierarquias, influências e histórico) e vez por outra fora dela também (parentes, amigos e pessoas influentes).
Aparência pessoal – (pág. 10)
A aparência de uma pessoa é o seu cartão de visitas. Isso quer dizer que será a maneira como as pessoas te avaliarão logo no primeiro contato. Mulheres devem evitar roupas ousadas e os homens devem evitar desleixo com os pêlos. Vale apena salientar que estar na moda nem sempre ajuda na aparência pessoal.
Atendimento ao Público (Você e as outras pessoas da empresa – pág 10)
Lidar com pessoas é uma tarefa desafiadora. Isso é devido a peculiaridade de cada indivíduo. Cada pessoa tem uma personalidade que a difere das demais. O profissional deve desenvolver habilidades para lidar com as pessoas, dentre elas existe a empatia, que consiste em você se colocar no lugar do outro. Lembre-se de que as pessoas devem ser conquistadas, através da sua postura profissional.
Não participar de “grupinhos” ajuda a montar uma imagem de pessoa simpática. É preciso abandonar a sua “zona de conforto”, que são suas preferências de: pessoas, comidas e lugares etc. Tudo aquilo que faz você se sentir confortável. Dessa maneira você enfrentará o desafio de lidar com pessoas diferentes e que não tem tantas afinidades com você. Mas cuidado! Não tente conquista as pessoas compartilhando informações confidenciais de seu chefe, por exemplo, isso é falta de Ética (estudaremos mais a frente).
Em qualquer profissão, lidamos com dois tipos de clientes: Cliente Interno e Cliente Externo.
Cliente Interno – São as pessoas que atuam dentro da organização, em outras palavras seus colegas de trabalhos. Mas você deve estar se perguntando, por que eles são clientes? Porque necessitam de ajuda (como cliente pedindo algo) e você o atende prontamente (como um vendedor). Por isso, cada pessoa dentro da organização, seja ela de qualquer área, deve ter a percepção do cliente interno e da sua importância.
Cliente Externo – São os “fregueses” ou os fornecedores. Mas, geralmente é caracterizado pela relação de compra e venda de produtos ou serviços.
Organização (pág 11)
Mesa limpa – Quem trabalha em escritório sabe que papel multiplica-se de forma rápida e se não houver organização rapidamente some. Organize os papeis em pastas com envelopes plásticos, segmentando-os por assuntos. Exemplo: Geralmente as secretárias executivas acabam realizando pagamentos de contas pessoais de seu chefe, no intuito de organizar os pagamentos que ela eventualmente realiza, ela pode criar uma pasta e colocar o nome dela de “contas pessoais” e dentro dessa pasta colocar envelopes plásticos. Um envelope plástico para cada tipo de conta, por exemplo, conta de luz, água, TV a cabo, aluguel etc. Quando o chefe dela solicitar um comprovante de residência ela prontamente lhe atenderá.
Uma coisa de cada vez – Tentar trabalha de forma multifuncional só da certo com as impressoras. Por isso lembre-se, é melhor fazer uma tarefa certa do que dez erradas.
Lista de tarefas – Ferramentas como agendas e programas de computador como o Microsoft Outlook, são ótimos para ordenar suas atividades, lembre-se de ordenar suas atividades por prioridade. Exemplo, você tem dez tarefas para executar num dia, sendo que duas delas são prioridades. Vamos supor que você conclua oito tarefas, deixando pendentes as duas que são prioridades. De certo, que ao final do expediente seu chefe irá lhe cobrar quais tarefas? As que são prioridades ou as que NÃO são prioridades? Pense nisso.
O Lixo – Livre-se dos papeis desnecessários, mas se você quiser aproveitar, guarde-os e faça rascunhos para futuras anotações. Pode não parecer, mas as vezes faz falta.
Cuidado com a procrastinação – é famoso “deixa pra depois”, um bom remédio curar essa doença é a disciplina misturada com um pouco de dinamismo.
Resolução de problemas (pág. 12)
Estabeleça prazos (início e término) – Quando você vai fazer um bolo pra tomar o café da tarde ou lavar roupa ou ver um filme, você geralmente não pensa nos melhores prazos (horários) para otimizar o seu tempo? Então faça o mesmo no seu trabalho. É melhor ganhar tempo do que perdê-lo.
Divida as tarefas complicadas em etapas – Quando você vai comer um bolo ou pizza, o que você faz? Parte o bolo ou pizza para comer de forma correta ou tenta engolir tudo de uma só vez? Pois é, faça o mesmo com as tarefas complicadas, fica bem melhor de assimilá-las.
Corra atrás da inspiração – Não espere nada cair do céu, voe para buscar.
Busque conhecimento – Meu amigo Issac Newton costumava dizer o seguinte “o que sabemos é uma gota e o que ignoramos é um oceano”, pense nisso.
Analise as suas duvidas e sane-as – Dizem, que quem entende realmente “algo”, questiona-o, então ao receber uma tarefa questione-a, educadamente, para não ter duvidas ao executá-las e concluir uma tarefa de forma errada ou incompleta.
Ninguém é perfeito – perfeccionismo gera estresse e neura. Então, relaxe. Lembre-se de que você ainda é um ser humano.
Processo de comunicação (pág. 14)
Podemos definir o processo de comunicação dentro das organizações de duas formas: Escrita e Verbal.
Com a evolução do mercado (quando as pequenas lojas viraram grandes empresas com filias espalhadas por território nacional e internacional), os meios de comunicação como cartas e e-mails tornaram os meios mais eficiente e eficaz.
Escrita: Carta, comunicados, boletins, e-mails etc.
Estrutura da redação – Toda a redação deve ter três elementos: Introdução, desenvolvimento e conclusão. A redação deve ser simples, objetiva moderna e correta, isso otimiza a leitura. Dica: use frases curtas, por favor, não enfeite o pavão.
Verbal: Vença a timidez e procure desenvolver boa comunicação, por que você vai recepcionar pessoas e vai falar ao telefone. Reconheça a importância da linguagem utilizada dentro e fora da empresa, saiba separá-las.
Relatório que “bicho” é esse? – (pág. 17)
Primeira verdade do relatório – é baseado no passado.
Segunda verdade do relatório – a pessoas que solicitou o relatório, provavelmente será a única pessoa a lê-lo. Mas não desanime.
Terceira verdade do relatório – tem a finalidade de comparação (relatório de viagens 2009 x relatório de viagens de 2010).
Quarta verdade do relatório – espera-se encontrar num relatório as informações realmente necessárias. Evite poluição visual.
Normas Gramáticas – (pág. 20)
Única dica – Leiam e escrevam sempre que possível. E sempre que escrever leia o que você escreveu e depois peça (caso não se trate de assuntos confidenciais) a um colega de trabalho que leia. E ao ler algo, procure ler algo interessante, torne a sua mente um local para guardar coisas uteis.
Atividades rotineiras do secretariado – (pág. 25-45)
Reuniões – Preparar o local da reunião. Teste os aparelhos (datashow e retroprojetor), separe canetas, lápis, borracha e papel para as anotações (material de apoio). Cuide para que tenha o cafezinho e esteja preparada para confeccionar a pauta da reunião. Outros Tipos de reuniões: Videoconferência e Teleconferência.
=> Videoconferência – é a Conferência gravada por câmera de video ou webcam entre duas ou mais pessoas que se vêm simultaneamente.
=> Teleconferência – é a transmissão de conteúdo pré-gravado ou ao vivo, com interatividade por meio telefone ou e-mail.
Viagens – Tenham sempre essas etapas resolvidas (Roteiro, Passagem, Meio de transporte, passaporte e hotel). Use sempre uma agência de viagem para facilitar sua vida.
Recepção de Pessoas – Tenha jogo de cintura, sempre e inteligência pessoal.
Atendimento ao telefone – Terceiro toque no máximo. Não deixe a pessoa esperar na linha. Seja claro, simpático e cortês. Tenha sempre lápis e papel na mão. E saiba ouvir. Mostre-se feliz ao atender o telefone, as pessoas sempre observam.
Abraço a todos
Del Leon
e-mail é: delleonsilva@ig.com.br
Obs.: Ao enviar e-mails escreva de qual turma você é.
sexta-feira, 24 de setembro de 2010
Secretariado Executivo - Filme
Bom Galera. Meu nome Del Leon Silva, sou formado em administração de empresas, já atuei com atividades de secretariado e pretendo contribuir com a minha experiência para a formação de vocês nesse curso Secretaria Executivo.
Esse blog tem por objetivo complementar as informações passadas em sala de aula. Espero que vocês aproveitem.
Atividade Extra Sala
1º - Assistir ao filme o "Diabo veste prada".
2º - Ler o artigo publicado "O Diabo veste Prada - Licoes gerenciais do filme" por Adams Auni, Administrador, arquiteto, palestrante e instrutor do programa Empretec pelo Sebrae. Acesse o endereço abaixo:
www.administradores.com.br e pesquise "O diabo veste prada - licoes-gerenciais o filme"
3º - Depois vocês devem escrever um breve comentário sobre filme enfatizando a função de secretariado exercida pela personagem principal.
Esse blog tem por objetivo complementar as informações passadas em sala de aula. Espero que vocês aproveitem.
Atividade Extra Sala
1º - Assistir ao filme o "Diabo veste prada".
2º - Ler o artigo publicado "O Diabo veste Prada - Licoes gerenciais do filme" por Adams Auni, Administrador, arquiteto, palestrante e instrutor do programa Empretec pelo Sebrae. Acesse o endereço abaixo:
www.administradores.com.br e pesquise "O diabo veste prada - licoes-gerenciais o filme"
3º - Depois vocês devem escrever um breve comentário sobre filme enfatizando a função de secretariado exercida pela personagem principal.
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